Un dels reptes que actualment afronten els museus, tal com recull Museus 2030. Pla de Museus de Catalunya, per tal de millorar la gestió és la transformació digital des del punt de vista estratègic, operatiu i de gestió.
La transformació digital, d’acord amb el Pla Estratègic 2021-2025 del Museu del Joguet de Catalunya, ha de contribuir a consolidar l’activitat actual, però sobre tot, la futura del Museu. Per aquest motiu ha estat clau la realització durant l’any 2024 del Pla director de gestió i organització documental electrònica de la documentació que genera l’activitat ordinària (programes públics, programes interns, col·leccions, centre de documentació, comunicació, projectes, etc.), adreçat a la creació i implantació de l’estructura de fitxers, la seva nomenclatura i quadre de classificació, que permetrà encarar en el futur un dels aspectes clau de transformació digital de la institució (emmagatzemament en el núvol) i serà la base per tal de garantir l’èxit de la transformació digital posterior. Així mateix, la nova estructura documental ha de contribuir a millorar l’organització i processos comunicatius, així com estratègics de treball de la institució i per tant la seva eficàcia.
Es tracta, doncs, de la primera fase i base de la transformació digital del Museu, adreçat a estructurar la documentació electrònica de la institució per tal d’encarar el seu emmagatzematge posterior al núvol, procés clau d’aquesta transformació digital i que incidirà directament en la re-organització estructural de la gestió documental, re-organització i millora de l’organització i processos de treball, la millora dels processos comunicatius, la millora dels processos estratègics de l’organització i la millora de l’eficiència dels processos de treball.
Les tasques de creació i redacció del Pla han inclòs la diagnosi, que ha comprés l’establiment de l’arbre d’arxius existent i les necessitats generals i particulars de cada àrea del Museu com a resultat de sessions de treballs generals, per a cadascuna de les àrees i de cada persona de l’equip, a partir d’aquestes sessions de treballs s’ha efectuat l’elaboració del quadre de classificació, que s’ha modulat i finalment, validat, en diverses sessions de treball. Així mateix, l’equip del Museu ha rebut la formació referent al quadre de classificació, la creació d’expedients i documents, el manteniment i eliminació de documents, els sistema de transferència i preservació. Finalment, s’ha elaborat el Pla i el seu manual i el quadre de classificació associat.
Aquest projecte ha estat possible gràcies a la subvenció per a implementació de programes estratègics i de projectes específics als museus del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya.
